Что такое тайм-менеджмент и какие есть техники
Тайм-менеджмент переводится с английского как управление временем. Понятно, что управлять временем невозможно, потому что оно не подчиняется воле человека, зато есть техники, чтобы его планировать. Весь смысл тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы распределять собственное время так, чтобы успевать работать над задачами, делать всё в срок и при этом не умирать от нагрузки.
По какому номеру
мы можем назначить встречу?
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
В теории с помощью грамотно организованного тайм-менеджмента люди успевают работать, отдыхать, заниматься любыми делами и проводить время с семьей. При этом они меньше тревожатся за сроки, потому что видят всю проделанную работу, ближайшие задачи и менее приоритетные. Поэтому вместо ощущения «Я ничего не успеваю, столько всего нужно сделать» появляется понятный план и чувство, что всё под контролем.
Техники тайм-менеджмента состоят из трех компонентов:
Техники тайм-менеджмента состоят из трех компонентов:
планирование — это прогноз, сколько времени нужно на каждую задачу, личные дела, перерывы в работе;
приоритеты — это выбор главных задач, которые требуют фокуса, и тех, которые менее важны;
структурирование — деление каждой задачи на этапы, чтобы планировать ее выполнение, при этом у каждого этапа свой график. Если за него выйти, это влияет на другие этапы, а значит, их придется адаптировать.
приоритеты — это выбор главных задач, которые требуют фокуса, и тех, которые менее важны;
структурирование — деление каждой задачи на этапы, чтобы планировать ее выполнение, при этом у каждого этапа свой график. Если за него выйти, это влияет на другие этапы, а значит, их придется адаптировать.
Планировать нагрузку по времени
Планировать время работы — это значит поставить цель и расставить пункты, которые приведут к этой цели. У каждого пункта есть время для выполнения. Планировать можно рабочее время или весь день. Например:
Каждое четвертое общение умного робота и человека завершается продажей, договоренностью или согласием на предложение.
менеджер по продажам считает, сколько времени он потратит на звонки лидам, потом это время делит на отрезки — когда звонить, когда отдыхать;
курьеру надо съездить в пять мест в день, которые находятся на разных концах города. Он распределяет нагрузку с учетом поездки на транспорте или на машине, но с пробками, перерывами на еду и просмотр видео с котиками.
курьеру надо съездить в пять мест в день, которые находятся на разных концах города. Он распределяет нагрузку с учетом поездки на транспорте или на машине, но с пробками, перерывами на еду и просмотр видео с котиками.
Лучше распределять нагрузку на неделю, потому что могут быть очень перегруженные дни или, наоборот, легкие. Какие-то дела из загруженного дня можно перенести на несильно занятые.
Планировать время помогают специальные техники и методы тайм-менеджмента.
Планировать время помогают специальные техники и методы тайм-менеджмента.
Метод помидора, или техника Pomodoro, помогает сосредоточиться на задаче, затем делать перерыв. Этот метод разработал студент Франческо Чирилло в 1980 году, когда не успевал делать задания и свои дела. Он назвал его в честь кухонного таймера в виде помидора.
По методу помидора рабочее время делится на интервалы занятости и отдыха: 25 минут на работу или учебу без отвлечения, пять минут на отдых — такой цикл называется помидором. После четырех помидоров можно сделать перерыв на полчаса. Необязательно покупать кухонный таймер, чтобы работать в этой технике, можно загрузить приложение в любой гаджет и отслеживать периоды по нему.
Этот метод не подходит тем, кому нужно время, чтобы настроиться на работу, у кого есть важные текущие задачи, которые надо срочно делать, а отвлечь могут в любой момент. Также не подходит врачам, учителям и людям, у которых график зависит от работы.
Одна задача в одно время. Человек хуже работает, плохо концентрируется, когда пытается делать несколько дел одновременно, например вести переговоры с клиентом и писать контент-план. Лучше сделать сначала одно, потом браться за другое, иначе оба дела будут выполнены поверхностно.
Сделаю это завтра — все новые дела надо записывать на завтра, чтобы не сломать план на сегодня и распланировать день на завтра. Но бывают срочные дела: например, клиенту надо что-то обсудить по текущему проекту прямо сейчас или школьный учитель звонит и говорит, что в школе внезапно отключили воду, уроков в этот день больше не будет и надо забрать ребенка. Это срочные дела, из-за которых придется перестраивать рабочий день и переносить еще часть дел на завтра.
Планировать день в календаре — расписать, в какое время делать задачи, и следовать этому плану. Планировать календарь лучше на неделю, тогда можно учитывать созвоны с клиентами, встречу с заказчиком и личные дела.
По методу помидора рабочее время делится на интервалы занятости и отдыха: 25 минут на работу или учебу без отвлечения, пять минут на отдых — такой цикл называется помидором. После четырех помидоров можно сделать перерыв на полчаса. Необязательно покупать кухонный таймер, чтобы работать в этой технике, можно загрузить приложение в любой гаджет и отслеживать периоды по нему.
Этот метод не подходит тем, кому нужно время, чтобы настроиться на работу, у кого есть важные текущие задачи, которые надо срочно делать, а отвлечь могут в любой момент. Также не подходит врачам, учителям и людям, у которых график зависит от работы.
Одна задача в одно время. Человек хуже работает, плохо концентрируется, когда пытается делать несколько дел одновременно, например вести переговоры с клиентом и писать контент-план. Лучше сделать сначала одно, потом браться за другое, иначе оба дела будут выполнены поверхностно.
Сделаю это завтра — все новые дела надо записывать на завтра, чтобы не сломать план на сегодня и распланировать день на завтра. Но бывают срочные дела: например, клиенту надо что-то обсудить по текущему проекту прямо сейчас или школьный учитель звонит и говорит, что в школе внезапно отключили воду, уроков в этот день больше не будет и надо забрать ребенка. Это срочные дела, из-за которых придется перестраивать рабочий день и переносить еще часть дел на завтра.
Планировать день в календаре — расписать, в какое время делать задачи, и следовать этому плану. Планировать календарь лучше на неделю, тогда можно учитывать созвоны с клиентами, встречу с заказчиком и личные дела.
Дробление рабочего времени помогает сделать объем работы понятным и не таким пугающим, как может показаться сначала. Еще необходимо планировать отдых, перерывы на еду, просмотр соцсетей, прогулки, спорт, иначе техники не будут работать, а стрессы и выгорание прибавятся.
Разложить задачи на срочные и важные
Расставить приоритеты — это разделить задачи по важности и срочности. Иногда человек выбирает делать сначала приятные дела, а срочные и важные оставляет на потом, потому что неинтересно или они занимают много времени. Но от нежелания их делать, они не исчезают, поэтому в тайм-менеджменте есть техники, которые помогают выстроить дела по важности и срочности.
Самая известная — техника Эйзенхауэра, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, а сделал популярной консультант по управлению временем Стивен Кови. По этой технике все дела можно разделить на срочные и важные и распределить их по четырем категориям.
Самая известная — техника Эйзенхауэра, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, а сделал популярной консультант по управлению временем Стивен Кови. По этой технике все дела можно разделить на срочные и важные и распределить их по четырем категориям.
В таблице нужно расставить все дела на день — рабочие и бытовые — по следующему принципу:
важные и срочные — это самые горящие задачи, которые нужно выполнить в первую очередь;
важно, но не срочно — у этих задач нет определенных сроков, их просто надо сделать, но можно потом. Чаще всего сюда относится планирование дел на какой-то период;
срочно, но не важно — то, что можно попросить сделать кого-то, эти задачи можно делегировать;
несрочные и неважные — задачи, которые можно удалить, оставить до момента, когда будет свободное время. Чаще всего это то, что отвлекает от основной работы, например навести порядок на рабочем столе компьютера.
важно, но не срочно — у этих задач нет определенных сроков, их просто надо сделать, но можно потом. Чаще всего сюда относится планирование дел на какой-то период;
срочно, но не важно — то, что можно попросить сделать кого-то, эти задачи можно делегировать;
несрочные и неважные — задачи, которые можно удалить, оставить до момента, когда будет свободное время. Чаще всего это то, что отвлекает от основной работы, например навести порядок на рабочем столе компьютера.
Если правильно расставить приоритеты, часть дел можно поручить другому специалисту. Например, курьеру можно поручить отвезти документы заказчику.
Есть и другие техники для расстановки приоритетов в задачах. Например, принцип девяти дел. Согласно этому принципу, в день надо сделать девять дел, из которых одно крупное, три средних и пять совсем мелких. Например, съездить на встречу с клиентом и заключить договор — это крупное, дописать конспект к вебинару + ответить возможному клиенту и договориться о встрече + подготовить договор — это дела средней сложности; проверить почту и ответить на письма + сходить в кафе + составить план дел на следующий день + передать документы курьеру + ответить на сообщения в мессенджере — это легкие дела. К последнему пункту можно отнести и бытовые домашние дела.
Есть и другие техники для расстановки приоритетов в задачах. Например, принцип девяти дел. Согласно этому принципу, в день надо сделать девять дел, из которых одно крупное, три средних и пять совсем мелких. Например, съездить на встречу с клиентом и заключить договор — это крупное, дописать конспект к вебинару + ответить возможному клиенту и договориться о встрече + подготовить договор — это дела средней сложности; проверить почту и ответить на письма + сходить в кафе + составить план дел на следующий день + передать документы курьеру + ответить на сообщения в мессенджере — это легкие дела. К последнему пункту можно отнести и бытовые домашние дела.
Разделить работу на этапы
Чтобы выполнить задачу, надо разделить ее на этапы и поставить сроки. Главное — установить очередность задач и время исполнения каждой. Все техники, которые относятся к структурированию, строятся на делении задач на этапы.
Съесть лягушку — принцип, согласно которому неприятные или тяжелые задачи надо делать в первой половине дня.
Лягушка — это неприятные или сложные дела, которые надо делать: например, обзванивать клиентов или встречаться с не самым приятным заказчиком. Такие дела желательно делать в первой половине дня. Если отложить на вторую, дело будет тяготить и не давать спокойно делать другие более мелкие задачи. Когда неприятное или сложное дело человек уже выполнил, у него появляются силы на более мелкие задачи, а мозг не занят мыслью о сложном деле.
Съесть слона — техника, похожая на технику с лягушкой, но только не надо выполнять все задачи в один день. Надо разделить задачу на этапы, а этапы на еще более мелкие части работы и так до плана на неделю, месяц, квартал, полгода — зависит от масштабности и сложности задачи.
Например, запустить новое медиа про голосовых роботов звучит мощно, но эту цель надо разбить на шаги: поговорить с заказчиком о его видении проекта, о сроках — составить план дальнейших действий — обсудить план заказчиком — договориться о плате за каждый этап работы — набрать сотрудников — разбить этапы на более мелкие и потом на задачи.
Из большой непонятной задачи надо сделать несколько небольших, с которыми легко будет справляться, а большой проект не будет пугать масштабностью.
Лягушка — это неприятные или сложные дела, которые надо делать: например, обзванивать клиентов или встречаться с не самым приятным заказчиком. Такие дела желательно делать в первой половине дня. Если отложить на вторую, дело будет тяготить и не давать спокойно делать другие более мелкие задачи. Когда неприятное или сложное дело человек уже выполнил, у него появляются силы на более мелкие задачи, а мозг не занят мыслью о сложном деле.
Съесть слона — техника, похожая на технику с лягушкой, но только не надо выполнять все задачи в один день. Надо разделить задачу на этапы, а этапы на еще более мелкие части работы и так до плана на неделю, месяц, квартал, полгода — зависит от масштабности и сложности задачи.
Например, запустить новое медиа про голосовых роботов звучит мощно, но эту цель надо разбить на шаги: поговорить с заказчиком о его видении проекта, о сроках — составить план дальнейших действий — обсудить план заказчиком — договориться о плате за каждый этап работы — набрать сотрудников — разбить этапы на более мелкие и потом на задачи.
Из большой непонятной задачи надо сделать несколько небольших, с которыми легко будет справляться, а большой проект не будет пугать масштабностью.
Метод Марка Форстера «Сделай это завтра»
Это метод, который разработал Марк Форстер — специалист по управлению временем и собой. Основная идея метода — все новые дела надо переносить на следующий день, чтобы не нарушить планы на текущий день и составить расписание дел на завтра.
В основе метода семь принципов.
В основе метода семь принципов.
Видеть задачу четко — фокусироваться на деле и постоянно сверяться с целью доделать это дело до конца. Если цель — обзвонить двадцать лидов и пригласить их на встречу, тогда весь день выстраивать под эту работу и переносить на завтра остальные звонки, подготовку договоров.
Делать одно задание за подход — нельзя звонить потенциальным клиентам и писать договор для горячих лидов. На каждое дело должно быть определенное время. Если стремиться делать несколько дел сразу, тогда есть вероятность, что ни одно дело не будет доведено до конца или все будут сделаны очень плохо.
Делать понемногу, но часто — разбивать большие задачи на части, потому что так легче их выполнить и не страшно к ним приступать. Когда есть большая задача и неясно, с какой стороны начать ее делать, человек будет откладывать работу и срывать сроки сдачи. Поэтому большую задачу делят на ряд более мелких дел и выполняют их постепенно.
Установить ограничения — обозначить время работы и время отдыха. Во время работы нельзя отвлекаться на другие дела.
Составить списки дел, чтобы не отвлекаться на другие дела. В список сегодняшнего дня нельзя добавлять новые задачи, надо переносить их на следующий день. Так формируется план на каждый день.
Убрать то, что отвлекает, — не отвлекаться на новые задачи, записывать их на следующие дни и строго следовать тому плану, который есть на этот день. Еще не отвлекаться на сообщения в телефоне или на соцсети во время работы.
Делать одно задание за подход — нельзя звонить потенциальным клиентам и писать договор для горячих лидов. На каждое дело должно быть определенное время. Если стремиться делать несколько дел сразу, тогда есть вероятность, что ни одно дело не будет доведено до конца или все будут сделаны очень плохо.
Делать понемногу, но часто — разбивать большие задачи на части, потому что так легче их выполнить и не страшно к ним приступать. Когда есть большая задача и неясно, с какой стороны начать ее делать, человек будет откладывать работу и срывать сроки сдачи. Поэтому большую задачу делят на ряд более мелких дел и выполняют их постепенно.
Установить ограничения — обозначить время работы и время отдыха. Во время работы нельзя отвлекаться на другие дела.
Составить списки дел, чтобы не отвлекаться на другие дела. В список сегодняшнего дня нельзя добавлять новые задачи, надо переносить их на следующий день. Так формируется план на каждый день.
Убрать то, что отвлекает, — не отвлекаться на новые задачи, записывать их на следующие дни и строго следовать тому плану, который есть на этот день. Еще не отвлекаться на сообщения в телефоне или на соцсети во время работы.
Главное — не брать лишние задачи на день, а делать только то, что запланировано.
Приложения, которые помогают управлять временем
Чтобы выстроить работу по техникам тайм-менеджмента, можно пользоваться приложениями. Есть приложения, в которых можно строить планы на день, ставить задачи и закрывать их. Например, в приложении Todoist можно ставить задачи, выделять приоритетные, приглашать людей, если это задача для нескольких людей.
В Тудуист можно настроить шаблоны под любые проекты, например для маркетинговых задач или личных дел.
В Тудуист можно настроить шаблоны под любые проекты, например для маркетинговых задач или личных дел.
Пример шаблона для планирования конференции. Источник: Todoist
Есть многофункциональные приложения, в которых можно планировать дела, писать статьи, вести доску канбан, создавать свою библиотеку статей, искать нужную информацию. Пример такого приложения — Notion.
Страница для ведения дел в приложении Notion
В приложении можно настроить страницу для планирования домашних дел или ведения рабочих задач.
Когда от работы отвлекает телефон, можно поставить приложение Forest — оно помогает сосредоточиться на деле и не отвлекаться на видео в телефоне.
Когда от работы отвлекает телефон, можно поставить приложение Forest — оно помогает сосредоточиться на деле и не отвлекаться на видео в телефоне.
Пример скриншота таймера. Источник: Forest
Это приложение похоже на игру с ходами:
Это приложение похоже на игру с ходами:
выбрать дерево;
поставить таймер на нужный для работы отрезок времени — от 30 минут и больше;
запустить таймер.
выбрать дерево;
поставить таймер на нужный для работы отрезок времени — от 30 минут и больше;
запустить таймер.
Если включить телефон в заданный промежуток времени, тогда дерево погибнет. А если человек выдержит время и не включит телефон, дерево будет расти на его ферме в приложении.
Есть еще приложения, которые помогут в управлении времени и делами:
Есть еще приложения, которые помогут в управлении времени и делами:
Трелло — доска, где можно создавать карточки для задач и работы над проектами;
Focus To-Do — приложение с таймером для метода помидора и доска, где можно создавать задачи;
Singularity — планировщик задач для управления делами с календарем, напоминаниями, чек-листами без ограничения по количеству. Умеет преобразовывать письма в задачи;
Asana — доска для работы с проектами, где можно отслеживать, кто работает над задачей и насколько она готова.
Focus To-Do — приложение с таймером для метода помидора и доска, где можно создавать задачи;
Singularity — планировщик задач для управления делами с календарем, напоминаниями, чек-листами без ограничения по количеству. Умеет преобразовывать письма в задачи;
Asana — доска для работы с проектами, где можно отслеживать, кто работает над задачей и насколько она готова.
Планировщики помогают контролировать время и следить за задачами, но они сработают, только если вести их регулярно и ставить реалистичные планы.