Robotic process automation, или RPA, — технология, которая помогает автоматизировать бизнес-процессы. Программа умеет выполнять за человека повторяющиеся задачи, которые он делает вручную. Например, робот может искать данные по контрагентам сразу на нескольких платформах или обрабатывать входящую электронную почту.

Вот с чем может помочь RPA:

взять на себя рутинные дела, на которые специалист тратит много рабочего времени;

автоматизировать часть повторяющихся задач;

свести к минимуму ошибки, например, при заполнении документов.

Роботы, как и люди, понимают, что происходит на экране, умеют распознавать данные и перемещать их из одной программы в другую. Только роботы RPA работают быстрее людей, почти без ошибок и не делают перерыв на кофе или обед. Чтобы внедрить технологию, не нужно специальных разработок и программ — достаточно обычного ПО или браузера, который уже установлен на компьютере.

Технологии RPA в основном нужны, чтобы выполнять за людей рутинные задачи, которые отнимают у человека много времени. Человек может уставать, у него снижается внимание, и тогда появляются ошибки. В некоторых отраслях, например в финансовой, они недопустимы. Поэтому роботу можно поручить:

анализировать данные, чтобы найти ошибку;

работать с офисной техникой, например отправлять команды принтеру или сканеру, чтобы распечатать документы;

заполнять документы и финансовые или бухгалтерские отчеты, а потом отправлять эти данные в нужную систему, например crm, erp, 1с;

разбираться с электронной почтой — систематизировать письма, открывать входящие, фильтровать и сортировать по папкам. Робот может сразу переносить спам в соответствующую папку или удалять. Также может писать письма и отправлять их адресатам;

вводить данные в формы автоматически. Например, сотруднику нужно перенести данные из crm в другую программу или форму. Делать это вручную долго, и человек может ошибиться, а робот сделает быстро и без ошибок;

работать с документами — редактировать и отправлять их по электронной почте или в другую организацию, например в налоговую;

помогать в логистике и отслеживать посылки, отправлять сообщения о статусе заказа или мониторить путь грузоперевозчика.

Чтобы робот точно выполнял действия, которые от него ждут, программисты прописывают последовательность каждой задачи. Тогда алгоритм работает без ошибок.

Польза от роботизации бизнес-процессов проявляется не сразу, для этого должно пройти какое-то время. Вот как RPA помогает бизнесу:

работает без ошибок. Когда сотрудник вписывает данные, например, о доставке груза или проверяет несколько десятков контрагентов, он устает и может допустить неточность. В результате компания получает недовольных клиентов или сорванную сделку. RPA помогает избежать ошибок, увеличить лояльность клиентов и заключить больше сделок;

экономит ресурсы компании — робот работает круглосуточно без отпуска и выходных;

освобождает сотрудников от рутинных задач, чтобы они могли заниматься более важными делами;

увеличивает производительность труда — пока робот занимается рутиной, сотрудник может делать другие задачи. Такой подход помогает справляться с большим количеством рабочих дел;

повышает качество выполнения рутинных задач — работу робота можно просматривать, анализировать и совершенствовать, чтобы не было даже незначительных сбоев или ошибок;

Для внедрения RPA не нужно прописывать специальные коды или скрипты, поэтому передать роботу рутину можно быстро и без особых сложностей.

В России в 2024 году рынок RPA-технологий и необходимых для него инструментов будет только расти. По мнению экспертов, все больше корпораций подключает роботов к рутинной работе, а разработчики стараются подстроиться под запросы предпринимателей.

RPA-технологии нужны прежде всего в тех сферах, где много документооборота, например в бухгалтерии или финансах, потому что это нагрузка на сотрудников. Вот что умеет робот:

структурирует документы. У бухгалтеров, экономистов, юристов много документации: контракты, договоры, данные клиентов. Можно настроить RPA так, чтобы программа по запросу находила нужный документ, в какой бы программе он ни был. Поиск можно настроить так, что система будет выдавать документы по ИНН, статусу, дате;

проверяет документы в разных источниках и сравнивает данные. Такая функция необходима компаниям, которые выбирают контрагента для заключения договора. Робота можно настроить так, чтобы каждого контрагента он проверял в нескольких базах — например, есть ли он в черном списке поставщиков или в Федеральном реестре банкротов, — и сравнивал данные;

помогает эйчарам нанимать и адаптировать новых сотрудников. Робота можно внедрить на кадровый сайт, чтобы он искал нужные анкеты по ключевым словам. RPA не нужно отдыхать, поэтому отбирать соискателей он может круглосуточно. Если находит нужное резюме, отправляет его в определенную папку эйчара. Также робот может пригласить кандидата на собеседование по электронной почте, заполнить необходимые документы, когда эйчар принимает человека на работу, и собрать отчет;

работает с документами. Робот связан с несколькими программами, поэтому он быстро находит нужные данные и вставляет их в документ. Специалисту не нужно открывать несколько программ, чтобы найти информацию, скопировать ее и перенести в другую форму. Робот проверяет документы, сверяет их, может подписать, загрузить и выгрузить данные из сторонней программы, например из 1С;

помогает в сфере продаж — высылает подтверждение заказа, сообщает, когда приедет посылка, рассылает данные о статусе заказа. Также робот может выставить счет на оплату, отследить возврат товара и сообщить, если есть какие-то задержки с доставкой.

Автоматизировать можно практически любые процессы в любой сфере, например в здравоохранении, торговле, финансовой или страховой. Можно подключить умного робота, который будет звонить клиентам и разговаривать как человек.

Чтобы внедрить RPA-платформу, нужно подготовить компанию к этому процессу. А затем следить, чтобы в работе не было сбоев, поскольку программа часто получает доступ к внутренним и чувствительным финансовым документам. Вот что нужно, чтобы внедрить робота:

разобраться в том, какие бизнес-процессы можно автоматизировать и передать роботу;

выбрать платформу, которая будет разрабатывать и устанавливать робота;

определиться, кто в компании будет отвечать за внедрение. Можно обучить кого-то из сотрудников или нанять специалиста с опытом работы с RPA-технологиями. Как бы хорошо ни была сделана платформа, ее нужно контролировать и исправлять ошибки, если они будут появляться;

обучить сотрудников работать с роботом.

Необязательно внедрять RPA сразу во все отделы компании, достаточно начать с одного и со временем расширять сеть.