умные разговорные роботы для бизнеса
Решения
О Tomoru
Партнёрам

Как принято писать в Tomoru

Следуйте этим рекомендациям, чтобы вашим коллегам было проще вас понять, а руководство быстрее отвечало на ваши запросы.

Рекомендации основаны на книге Максима Ильяхова «Текст по полочкам».
По какому номеру
мы можем назначить встречу?
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Стандарты текста
Ты и вы
К коллегам мы обращаемся на «ты». К незнакомым людям на «вы» со строчной.

При общении с представителями государственных учреждений мы обращаемся на «Вы» с заглавной, если уверены, что от нас этого ожидают. Если человек примерно нашего возраста, допустимо на «вы» со строчной.

В официальных документах, досудебных претензиях и других формальных текстах при обращении к одному человеку используем «Вы» с заглавной.
Приветствие
Внутренние сообщения начинаются с приветствия, например: «Иван, привет» или «Ольга, добрый день». Если получателей несколько, они перечисляются через запятую. Обращаемся в сообщении только к тем людям, которые перечислены в поле «кому». Допустимо обращение ко всем участникам чата «Всем привет!».
Прощание
Мы заканчиваем сообщения предложением задать вопрос, уточнить или любым другим приглашением к дальнейшему диалогу.

Например:
Если будут вопросы — пиши.
Посмотри, всё ли понятно. Если что, я на связи до 19:00 по Москве.

⚠️ У нас запрещены благодарности авансом: «Заранее спасибо» и «Спасибо» в значении «ты еще не сделал, но я тебя уже благодарю». Если нужно поблагодарить человека, мы делаем это только после выполнения просьбы и за что-то конкретное.


Например:


❌ Заранее спасибо!


✅ Спасибо, что ответил так быстро!

✅ Ты меня очень выручишь, если сможешь помочь.

.

Стикеры и эмодзи и эмоции
Сегодня сложно найти человека, регулярно использующего мессенджеры, который не знаком с милыми и несерьезными символами. Эмодзи помогают быстро выразить свою мысль и передать эмоциональную реакцию на сообщение, даже если дело касается согласования важных вопросов. Нужно быть аккуратным, чтобы не вызвать у собеседника негативную реакцию неуместным переходом на неформальное общение или малоинформативным ответом.

  1. отталкивайтесь от собеседника, а не от своих предпочтений – что позволено с друзьями, то непозволительно с клиентом;
  2. избегайте эмодзи при передаче важной информации – спорные моменты тоже не стоит сопровождать смайликами;
  3. разберитесь в значении эмодзи до того, как начнёте их использовать в деловом общении;
  4. ограничивайте количество эмодзи – клиенты не будут разгадывать ваши ребусы;
  5. отслеживайте эмоциональный фон собеседника – не каждый день клиент готов получать эмодзи в ответ на конкурентные вопросы;
  6. не экспериментируйте в деловой переписке – все риски неудачно выбранного эмодзи оставьте для общения с друзьями.
Улыбка и количество скобок
Если хотим показать улыбку и доброе расположение духа, то используем одну скобку в конце предложения. Когда вы используете несколько - это похоже на смех в голос, легкую фамильярность.

❌ Принял))))

✅ Принял)
Эмоции через знаки восклицания/ вопроса
Добавляя восклицание в предложение или вопрос - ставим их только 1 раз. Несколько вопросов или восклицаний подряд создают ощущение, что мы кричим на человека.

❌ Вот так??? Или так!!! А еще так?!

✅ Вот так? Или так!

Напоминание про вопрос
если мы хотим напомнить о вопросе, который задавали ранее, то мы дублируем вопрос тактично напоминая

❌ Дублирую вопрос (с или без Reply на сообщение с текстом вопроса ранее)
❌ ? (одинокий вопросик с Reply на сообщение с текстом вопроса ранее)

✅ Коллеги, мы чуть ранее говорили о том, что вы до конца недели отправите документы. Скажите, все по плану - у вас получается?
Информация о стоимости
Не используйте дефис перед числовыми показателями, чтобы не ввести клиента в заблуждение (например, клиент может подумать что баланс отрицательный, если речь о балансе робота)

❌ Остаток = 26000 - [(1,7 + 6,4) * 600 + 2,5 р *300] Итого – 20390р

✅ Звонки роботом = 4 057,6 руб. Ваш баланс на сегодня = 20 584,6 руб
Голосовые сообщения
Люди записывают голосовые сообщения, когда им лень формулировать текст. На самом деле содержание любого войс-месседжа легко уложить в несколько предложений. Если вы этого не сделали, это значит, что вы цените свое время гораздо выше, чем время собеседника. А это признак неуважения.

Отправлять голосовые сообщения уместно в двух случаях: 1 — если это устоявшийся формат общения, который подходит вам и собеседнику. 2 — вы текстом получили согласие на отправку голосового сообщения собеседнику.
Название компании и сайт в переписке
Название компании
Компания называется Tomóru. Допустимы написания: Tomoru, tomoru, Томору. Название компании не склоняется.

⚠️ Нельзя писать «Тумороу» и «Томороу». Запрещено использовать «Tomorow».
Адрес сайта
Если в сообщении нужно указать адрес сайта, мы пишем его только так: tomoru.ru Нельзя давать ссылки c utm без согласования с отделом маркетинга. Для «промеченных» ссылок мы используем редирект.

💡 UTM-метки — своего рода теги, которые добавляют в адресную строку сайта или страницы, они нужны для того, чтобы получить подробную информацию о каждом источнике трафика. Их используют для отслеживания эффективности рекламной кампании или чтобы узнать о других источниках трафика. Большинство рекламщиков и маркетологов создают UTM-метки, чтобы следить за результатами рекламы, продаж и любого контента на сайте..

.

Пример из чего состоит ссылка с UTM меткой и как отправлять нельзя:
Можно:
tomoru.ru/price
tomoru.ru/cases
tomoru.ru

При отправке ссылки, обязательно проверяйте её работоспособность.
Чат или созвон?
Выбираем правильный способ связи
Перед тем, как написать, оцените, правильно ли вы выбрали способ связи. То, что у вас под рукой, необязательно будет удобно получателю и уместно в данной ситуации.

Asana и AmoCRM мы используем для:
  • постановки задач;
  • несрочного запроса информации у других людей;
  • общения с новыми клиентами;

Мы созваниваемся, чтобы:
  • провести мозгоштурм,
  • провести планерку,
  • принять решение по срочной задаче,
  • презентовать решения и нововведения,
  • совместно решить сложносоставные задачи.

Тот, кто организует встречу, обязан иметь четкий план: какие вопросы мы обсуждаем и какого рода решения должны принять.

⚠️ Организатор встречи или выбранный человек всегда рассылает результаты участникам в течение 12 часов после встречи. Никакие решения не вступают в силу до рассылки результатов встреч. Если нет отправленных результатов встречи, ее решения можно игнорировать..

.

Мы используем чаты, чтобы:
  • обмениваться информацией по продукту,
  • получать ответы на появившиеся вопросы от коллег,
  • поболтать о личном в специально отведенных чатах и каналах,
  • уточнить информацию по текущему проекту, если эта информация нужна прямо сейчас.

⚠️ Задачи и коммуникация по проектам ведутся в специальных разделах Asana в рамках конкретной задачи

.

⚠️ Общение с клиентами в WhatsApp, по телефону и в Zoom происходит строго через AmoCRM

.

❌ Запрещается решать вопросы в личных чатах с клиентами без фиксации договоренностей в общем чате

.

Пост-мит / резюме встречи или Follow up (FU)
Follow up (FU) — перечень, который составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим планерки команды, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами и т.д
Для каких встреч Пост-мит (FU) обязателен
По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой постмит хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

Есть два типа таких встреч:
  1. Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
  2. Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру, договорились о выполнении какой-либо задачи или продумали и синхронизировали процесс
Кто пишет FU?
FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи. Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).
Когда пишут FU?
Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.
По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:
  • записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
  • убедиться, что все говорят «на одном языке».

💡 Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А руководителю необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

.

FU: что внутри?
  1. FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.
Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу.

✅ Как правильно
Решили сделать КП с блоком телефонии. Его сделает Вася, а заполнять КП на регулярной основе будет Петя

❌ Как неправильно
Вася покажет Пете, как делать КП

  1. Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
  2. Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.

Действие — это единица деятельности, которая направлена на достижение осознаваемой цели, то есть, пишем не абстрактно — а конкретно:

✅ Как правильно
Вася сделает докс

❌ Как неправильно
Надо сделать докс

💡 Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

.

  1. У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
  2. Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.
Как оформить FU, чтобы он не потерялся?
  1. FU всегда должен быть доступен всем участникам встречи в общей группе или чате с клиентом.
  2. Тема FU оформляется по шаблону:
Follow up / Резюме [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

💡 Пример: «Резюме / Встреча 07.09.22 / Интеграция с Amocrm».

.

  1. Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке сообщений, каждое следующее в ответ на предыущее.
В этом случае тема письма будет такой:

💡 Пример: «Follow up [участники встречи] / 07.09.22 / Регулярные встречи».

.

Выводы
Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:
  1. быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
  2. содержать лишь решения и задачи без абстрактных описаний;
  3. назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
  4. устанавливать сроки выполнения задач.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.
Как включать нового человека в переписку в чате
Прежде чем включить нового участника в чат, мы предупреждаем его. В особенности — если от человека потребуются некоторые действия, на которые он не выделил время. Сначала вы договариваетесь, что втянете человека в новое дело на глазах других людей, получаете согласие, только потом — втягиваете.

При подготовке обязательно объясните, что было в переписке ранее, чтобы человеку не пришлось изучать всю историю переписки с начала.

При добавлении в групповой чат нового человека всегда нужно представить его и указать, по каким вопросам будет ответственен человек

Пример:
Пригласил в чат @annaK - Анна Иванова - руководитель партнерской сети Поможет оперативно передавать партнеров в производство

Для этого нужно будет тегнуть Анну, указать ФИО партнера и приложить ссылку на сделку

Если добавляете нового сотрудника в рабочую группу, то нужно представить обе стороны, какие вопросы можно решать в данной группе, а также правила чата/группы

Пример №1:
Пригласил в чат @annaK - Анна Иванова - новый эксперт отдела продаж Анна, эта группа для решения и учёта проблем в работе с Сенсей/Амо.

Прошу ознакомиться с правилами чата:
1) Ошибки указываются в виде:
-ссылка на сделку
-скрин, если есть
-краткое описание проблемы
2) Обсуждения ошибок в чате не ведем, получаем только результат проверки бага
3) Перед описанием проблемы просим проверить наличие готового решения здесь: FAQ

Пример №2:
Пригласила в чат @annaK - Анна Иванова - новый эксперт отдела продаж 1 линии. Анна, эта рабочая группа для взаимодействия с Аккаунтингом и Партнерским отделом

Здесь можно уточнить по вопросам:
-парсинга (подробнее тут: парсинг)
-кейсов и метрик, которых нет на tomoru.ru/cases
-кастомным интеграциям (подробнее тут: кастомные интеграции)
-общая информация по роботам и тарифам тут: Аккаунтинг

Как пересылать сообщения
При пересылке сообщений приведите краткое содержание всей цепочки сообщений перед отправкой. Другой человек не должен изучать всю переписку с начала, чтобы понять, что вы имели в виду.

Если вам переслали чужую переписку без комментариев, вы имеете право ее не читать.
Как мы называем чаты
Во всех чатах c клиентами мы используем схему «компания клиента + Tomoru».
Во всех внутренних чата мы используем схему «Tomoru условное название», например «Tomoru Процессы», или «Tomoru продажи».

Условное название должно быть таким, чтобы читатель смог легко найти, набрав в поиске название проекта и ключевое слово.
Один чат — один контекст
Если чат создается под конкретную задачу или проект, эта задача должна быть в теме чата, а внутри должно быть именно обсуждение этой задачи и контекста.

Нельзя обсуждать проект «Альфа» в чате, посвященном проекту «Бета». Даже если пришлось к слову и в чатах сидят одни и те же люди.

Чаты должны быть названы и поддерживаться так, чтобы любой сотрудник смог бы найти нужную информацию среди чатов месяц спустя. Если дискуссия не соответствует теме чата, никто ее не сможет найти.
Одно сообщение — одна мысль
Сообщения в чатах нужно делить так, чтобы в одном сообщении была ровно одна мысль, и чтобы при ответе на сообщение можно было ответить ровно на эту мысль.

Например:
❌ Много сообщений для одной мысли
Что вы думаете о том
Чтобы продлить промоакцию до конца недели
То есть до 12 ноября?

❌ Много мыслей в одном сообщении
Народ, что думаете о продлении промоакции до конца недели, до 12 ноября? И еще давайте обсудим, нужно ли оставлять счетчик обратного отсчета в последний день на случай, если мы решим ее продлить? Потому что люди, которые захотят купить, увидят, что это обман…

✅ Одно сообщение — одна мысль
Народ, предлагаю продлить промоакцию до 12 ноября, то есть до конца пятницы. Что думаете?

Одно сообщение — одна задача
У нас запрещены сообщения, в которых параллельно обсуждаются несколько слабо связанных между собой задач или проектов. В одном сообщении можно:
  • поставить одну задачу одному человеку,
  • поставить несколько связанных между собой и небольших задач одному человеку,
  • поставить одну комплексную задачу нескольким людям.
В сообщении нельзя задать не связанные между собой вопросы ни одному человеку, ни нескольким.

⚠️ В случае с пост-митом, мы описываем все общие договорённости и отмечаем всех задействованных людей.

.

Один запрос — одно сообщение
Не дробите одну мысль на множество сообщений. Формулируйте один запрос в одно сообщение

Плохой пример:
Получается, как будто вы звоните кому-то по телефону, говорите «Привет!» и ставите его на ожидание

Лучше делать так:
Так, вы получите обратную связь быстрее и не заставляете собеседника ждать. Он начинает думать над вашим вопросом сразу.

То же самое относится к таким сообщениям: «Здравствуйте», «Привет. Ты здесь?», «Здорова! Есть вопрос», «Есть минутка?», «Пинг».

Задавайте свой вопрос вместе с приветствием. Так удобнее и вам и вашему собеседнику.

К тому же, когда вы задаете вопрос сразу, открывается возможность асинхронного взаимодействия. Если собеседник недоступен, а вы уйдете до того как он вернется, он по-прежнему может ответить на вопрос, вместо того, чтобы смотреть на ваш «Привет» и думать, что же случилось.
Сообщения делите на разделы с помощью подзаголовков
Если сообщение длиннее трех абзацев, следует разделить его с помощью подзаголовков. Подзаголовки должны быть короткими и отвечать на вопрос «О чем?».
Примеры подзаголовков:
  • Ситуация, проблемы, задачи, сроки, ограничения
  • Суть проблемы, причины, предложения, риски
  • Общая картина, подробности, ближайшие действия
Не выделять жирным и цветом внутри сообщения
Жирным в сообщении можно выделять только подзаголовки. У нас нельзя выделять ключевые мысли внутри абзаца. Если нужно вынести ключевую мысль на видное место, ее нужно поставить в начало абзаца, а перед ней — подзаголовок, который заинтересует читателя.
Также запрещено выделять части текста цветным фоном, чтобы ответить на эту часть. Если нужно на что-то ответить, цитируйте это в сообщении:

✅ >> Не могу определить бюджет без согласования с ОП Пожалуйста, напишите, кто именно в ОП отвечает за этот вопрос, я толкну вопрос
Забота о собеседнике: документы
Если вы хотите, чтобы получатель сообщения совершил над чем-то действие (заполнил документ, принял решение, согласовал и т. д.) — предмет этого действия должен быть на расстоянии одного клика от вашего сообщения.

Например, если вы хотите, чтобы вам согласовали смету, приложите эту смету к сообщению. А если вам нужно, чтобы человек оставил комментарий где-то на сайте — поставьте ссылку на эту страницу.

Нельзя из сообщения отправлять читателя на поиски того, что вам от него нужно. Представьте, что вы принесли документы директору на подпись. Вы не будете просить его самостоятельно сходить за документами в бухгалтерию. Вот то же самое, только по отношению к любому вашему собеседнику.
Разрешение конфликтов
Техника безопасности на случай конфликта:
✅ Если вы почувствовали гнев, раздражение или агрессию, первым делом отложите чат. Не пишите в состоянии гнева. Дайте себе как минимум 10 минут, чтобы успокоиться и подышать. Через 10 минут ваша способность решать конфликты заметно вырастет.
✅ Постарайтесь отследить источник своего гнева или раздражения. Скорее всего вы увидите, что он в поведении или словах другого человека.
✅ Найдите способ связаться с этим человеком лично, используя голос или видео. Например, можно на 2 минуты позвонить человеку по телефону.
✅ Настройтесь на благостный лад, сделайте низкий голос, говорите медленно и спокойно. Постарайтесь разобраться, почему человек делает так.
Как запрашивать информацию или апрув
Перед отправлением запроса на согласование сделки необходимо выяснить все детали, которые необходимы для принятия решения
  • что за клиент
  • почему он должен быть нам ценен
  • какая задача будет у робота
  • какой объем звонков
  • какой потенциал дальше
  • в чем отличие от стандартных условий - как именно предлагается провести сделку
  • что уже узнал или предлагал клиенту
В дополнение прикреплена ссылка на притчу о пятом визире от Ростислава Гандапаса: https://www.youtube.com/watch?v=3zRafRLN_YA
Сокращатель ссылок
Сокращатель ссылок на поддомене tomoru
Админ-панель находится по адресу: http://go.tomoru.ru/admin/index.php
Логин/пароль спрашивайте у руководителя одного из отделов.
Зачем?
Все ссылки в Tomoru не должны смущать людей своей длиной или неказистостью. Также, всё что мы отправляем от своего лица даже на другие ссылки — должно проходить через наш домен.
То есть:
❌ Нельзя делать ссылку с длиннющей UTM-меткой, её нужно сократить.
❌ Нельзя использовать сокращатель без поддомена tomoru, например, clck.ru .

Если мы создаём вебинар на сервисе Бизон365, то отправляя ссылку участникам вебинара, она не должна выглядеть вот так:
https://start.bizon365.ru/room/95725/tomoru_albato_web

она должна выглядеть так:
tomoru.ru/web или go.tomoru.ru/web

Чтобы этот процесс простым был — у нас появился сокращатель.
Алгоритм использования:
1) Сюда вписываешь полный URL сайта. Обязательно начинаешь с https://
2) Сюда вписываешь, как хочешь сократить ссылку
3) Получаешь сокращённую ссылку

Приятного пользования)